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Parole d'Expert IIIback

Optimiser son organisation dans le cadre de la mobilité

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Poursuivre une collaboration efficace avec un secrétariat décentralisé… est-ce bien raisonnable, voire simplement possible ? Voici la situation à laquelle Sandrine s’est trouvée confrontée après la restructuration de son cabinet. Expert-Comptable, associée de SC EXPERTISE & AUDIT à Angoulême, Sandrine Calandre nous fait part de son expérience et raconte comment elle a pu s’organiser avec un secrétariat décentralisé. Dans cette relation, Signexpert, la signature numérique et SignexpertParaph’, le parapheur numérique, se sont avérés être des alliés incontournables.  

Une restructuration est toujours un évènement compliqué dans la vie d’un cabinet. Mais lorsqu’on y ajoute une dimension humaine, le dilemme devient cornélien. Sandrine a recherché divers moyens techniques et organisationnels qui lui permettrait de prolonger un cadre professionnel à distance. Ce sont les NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) et la volonté d’aller vers « le tout dématérialisé » qui ont permis à Sandrine de trouver des réponses totalement adaptées à la situation. Finalement, au-delà d’une simple réponse, c’est l’organisation et l’efficacité du cabinet dans sa totalité qui s’en est trouvé enrichi.

Une organisation sur mesure

« Pour pouvoir fonctionner avec un secrétariat décentralisé, très vite, j’ai compris que la seule issue serait de tout dématérialiser et de permettre à chaque collaborateur, quel que soit son lieu d’exercice, d’accéder à l’ensemble des documents et dossiers dont il avait la charge », explique Sandrine.

« Je souhaitais profiter de ce chantier pour construire de nouveaux circuits de validation plus efficients mais aussi, qui permettraient de sécuriser la production numérique du cabinet. Il n’était pas question pour moi qu’un document numérique sorti de mon cabinet puisse être modifié en cours de route. La production numérique devait être opposable juridiquement en cas de litige tout autant que la production papier.

Une fois cette prise de conscience, je devais trouver des outils adaptés. La réponse m’a été apportée en assistant aux rencontres de la CIT du Conseil Supérieur (Commission des innovations Technologiques) lors d’une présentation de Signexpert.

Précisons que notre informatique était déjà en mode SaaS, c’est-à-dire que l’ensemble de nos dossiers étaient organisés sur un serveur central.  Nous nous connections à notre serveur par le biais d'une connexion à distance. Nous étions déjà dans une version nomade, permettant à chacun de retrouver son environnement de n’importe quel PC, au bureau ou à l’extérieur. C’est une sorte de « cloud privé » puisque nous hébergeons nous même notre serveur.

De mon côté, pour me faciliter les choses, j’avais « virtualisé » mon serveur sur mon poste. Cette virtualisation me permettait d’avoir une vue sur l’ensemble des dossiers du cabinet.

Lorsque j’ai entendu parler du package Signexpert, avec d’une part, la signature numérique et d’autre part, le parapheur électronique, et que j’en ai vu le fonctionnement, j’ai compris que je tenais les outils nécessaires pour compléter mon architecture actuelle.

Le parapheur numérique, Signexpert Paraph’ nous permettrait de créer un répertoire et des sous-dossiers spécifiques à chaque collaborateur dans lesquels ils centraliseraient tous les documents créés destinés aux clients.

Ces dossiers et sous-dossiers sont accessibles par mon secrétariat afin de  « finaliser » la présentation des documents.

Cette étape terminée, je n’avais plus qu’à me connecter sur la même interface du parapheur numérique  SignexpertParaph’, de vérifier les documents produits (bilan, prévisionnels, …) et lorsque tout était conforme, de signer l’ensemble avec ma signature numérique Signexpert, en un clic.

Une fois signés, les documents étaient stockés dans la même interface. Mon secrétariat n’a plus qu’à les traiter et  qu’à les adresser aux clients, par simple mail ou au travers de notre portail collaboratif.  

Le numérique est devenu notre mode de fonctionnement quotidien. Il est présent dans toutes les étapes de notre production, de la tenue, à la révision et jusqu’à l’échange avec nos clients.

En ce qui concerne la communication avec les clients, nous privilégions également les envois des pièces en électronique ; nous imprimons le moins possible, et nous constatons que la plupart sont ravis de ces modes d’échange.

On se rend compte aujourd'hui, quand on fait un petit bilan, que finalement, le numérique et la signature numérique Signexpert sont des outils de différenciation vis-à-vis des clients, parce qu'ils sont vraiment très sensibles à notre démarche écologique et sécuritaire ».

© Signexpert 2017