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La numérisation des factures papiers enfin possible…

Avec l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier, c’est un nouveau pas franchi vers le « tout digital » !

La numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique devient possible. Ce texte fixe les conditions d’application de cette nouvelle mesure :

« … conformément au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu'un archivage de document papier.
Le présent arrêté prévoit les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier… »

Jusqu’ici, les entreprises pouvaient numériser les pièces comptables reçues au format papier, (factures et pièces justificatives…), mais elles avaient l’obligation de conserver les originaux papiers durant 6 ans comme l’indiquait l’article L 102 C du grand livre des procédures fiscales (article L 102 B).

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La facture électronique obligatoire dès 2017

Signature

La dématérialisation des factures est devenue un axe majeur des actions de simplification et de recherche d'économie pour l'Etat. Les dernières textes votés, notamment l'ordonnance du 26 juin 2014 relatif au développement de la facturation électronique et la Loi du 6 aout 2015, dite Loi Macron, confirment cette Volonté. Ces deux textes imposent un calendrier d'obligations pour l'émission et/ou la réception de factures totalement numériques :

Calendrier d’obligation de facturation électronique

L’ordonnance du 26 juin 2014 relatif au Développement de la Facture Electronique concerne l'obligation d'émettre des factures numériques à destination de la sphère publique : l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.

La LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, dite Loi Macron, concerne l'obligation d'accepter des factures numériques dans la sphère privée entre entreprises. Pour ces obligations, un même calendrier :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.
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Dématérialiser les factures avec Signexpert

La Directive européenne du 13 juillet 2010, indique les critères à respecter pour qu'une facture électronique soit recevable ; soit : 

  • L’authenticité de l’origine, autrement dit, l’identité de l’émetteur ;
  • L’intégrité du contenu,  et ainsi empêcher ou détecter toute modification ;
  • La lisibilité, c'est à dire que le document numérique puisse être lue sans difficulté par l’utilisateur et l’administration

Pour répondre à ces exigences d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité, 3 voies sont possibles :

  • La facture est électronique et scellée au moyen d’une signature électronique ou échangée en EDI. Elle contient tous les éléments d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, facilement vérifiable tel que l'exige la Directive du 13 juillet 2010 ; 
  • La facture n'est pas sécurisée au moyen d'une signature numérique ou d'un échange EDI, elle doit être justifiée au travers d’une  piste d’audit fiable, documentée et permanente. Cette piste d’audit induit la mise n œuvre de contrôles permanents sur l’ensemble de la documentation qui concourt à l’établissement de la facture, de la commande à la livraison etc...

Signexpert, est un package complet pour sceller et sécuriser les factures en électronique.

Sceller ses factures, comment faire ?

Pour sceller en électronique, il est nécessaire de posséder une signature électronique telle que Signexpert, qui identifie le signataire, et un logiciel de signature électronique qui permet d'apposer la signature électronique sur le document souhaité.

La signature électronique Signexpert est complétée du logiciel Signexpert Paraph'. Signexpert Paraph' est Parapheur numérique qui permet une sécurisation automatisée des documents numériques.

Avec le package Signexpert, vous disposez d'une licence de Signexpert Paraph' libératoire qu'il est possible d'installer sur autant de poste de travail que nécessaire.

Signexpert s'installe aussi bien en local, qu'en mode TSE. Il est disponible sous Windows XP, Vista et Seven, mais aussi Mac et Linux. En savoir + sur la signature électronique. 

Plus d'informations, télécharger nos fiches usages :

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